Deze verklaring legt in gewone taal uit welke persoonsgegevens TrainYou verwerkt en wat je daarover kunt vragen.
1. Wie verantwoordelijk is
TrainYou VOF is verantwoordelijk voor persoonsgegevens die TrainYou voor eigen doeleinden verwerkt. TrainYou is gevestigd aan Vlier 4, 3171 PT Poortugaal en staat bij de Kamer van Koophandel ingeschreven onder nummer 42107437. Voor privacyvragen mail je naar info@trainyou.nl.
Een school kan zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn voor gegevens die zij van leerlingen, ouders, trainers en medewerkers in TrainYou invoert. TrainYou verwerkt die gegevens dan in opdracht van de school. Vraag de school eerst om hulp als je vraag over haar lessen, deelnemers of administratie gaat.
2. Welke gegevens we verwerken
•
Account- en contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en inloggegevens.
•
Profielgegevens die je zelf invult, waaronder je speelsterkte voor tennis en padel en je geboortedatum. Een telefoonnummer is verplicht voor een eigen account. Een profielfoto kun je overslaan. Voor een jongere kan het bevestigde contactnummer van de ouder worden gebruikt.
•
Gegevens voor jeugdtoegang: de opgegeven geboortedatum, ouderkoppeling, schoolcontrole van ouderbevoegdheid en de keuze van de ouder om eigen jeugdtoegang te activeren. Een e-mailcode of opgegeven geboortedatum is geen bewijs van leeftijd of ouderschap.
•
Veiligheidsgegevens: geaccepteerde gebruikersregels, blokkades, gemelde inhoud met noodzakelijke context, fotobeoordelingen en de vastgelegde inzage en beslissingen van TrainYou. Voor accountverwijdering bewaren we de opdracht, voortgang, eventuele uitzondering en noodzakelijke bewaarbeoordelingen.
•
School-, team- en relatiegegevens, waaronder rollen, uitnodigingen en koppelingen tussen leerlingen, ouders en medewerkers.
•
Planning, lesdeelname, aanwezigheid, aanvragen, berichten en andere gegevens die nodig zijn om het platform te gebruiken.
•
Factuur- en betaalgegevens, zoals bedrijfs- en adresgegevens van trainers, bedragen, betaalstatussen en technische betaalreferenties. TrainYou bewaart het volledige IBAN van een trainer voor facturatie. Bij verzending bewaren we het IBAN en de overige afzendergegevens in de factuur; de school ontvangt deze gegevens op de factuur en in de pdf. Onze betaalprovider verwerkt kaartbetalingen. TrainYou bewaart geen volledige kaartgegevens.
•
Technische en beveiligingsgegevens, zoals apparaatinformatie, IP-adres, foutmeldingen, auditregels en mislukte inlogpogingen.
•
Gebruiksgegevens voor dagelijkse activiteit: je account, de Amsterdamse kalenderdag, het platform iOS, Android of web en de tijdstippen van de eerste en laatste activiteitsmelding van die dag. We meten geen bezochte schermen, klikken, apparaat-id of advertentie-id.
•
Voor retentiemeting bewaren we tijdelijk je registratiedatum, registratieweek en rol. Deze gegevens blijven maximaal 43 dagen gekoppeld aan je account en worden eerder verwijderd als je de activiteitsmeting uitzet.
•
Contact met ondersteuning en keuzes voor meldingen en toestemming.
•
Lesgegevens die je zelf opgeeft bij een leswens, zoals je beschikbaarheid, voorkeuren en de leerlingen met wie je graag samen les wilt (lesmaatjes).
•
Technische foutmeldingen als de app of onze servers vastlopen of een fout geven, zoals het soort fout, het scherm waarop die optrad, de appversie, het type apparaat, het besturingssysteem en de taal. We koppelen deze meldingen niet aan je account en bewaren er geen naam of e-mailadres bij. Om misbruik te beperken en te tellen hoeveel mensen een fout tegenkomen, gebruiken we je IP-adres, een willekeurige installatiecode en je account alleen in gecodeerde vorm; die codes verwijderen we na 48 uur.
3. Waarom we gegevens gebruiken
We gebruiken gegevens om accounts en rollen te beheren, lessen en communicatie mogelijk te maken, betalingen te verwerken, ondersteuning te geven, misbruik te voorkomen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
De grondslag is meestal de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigde belang bij een veilig en bruikbaar platform. Waar toestemming nodig is, vragen we die apart. Je kunt toestemming altijd intrekken voor toekomstig gebruik.
We gebruiken dagelijkse activiteit om te zien of ingelogde klanten TrainYou gebruiken en om het product te verbeteren. Alleen TrainYou-beheerders zien totalen. Zij zien geen lijst met actieve gebruikers.
Zet je school de maatjeszoeker aan, dan kunnen andere leerlingen van die school je op naam vinden en als lesmaatje kiezen. Zij zien alleen je naam en een profielfoto die ze al mochten zien. De school is hiervoor verantwoordelijk en doet dit op basis van haar gerechtvaardigd belang om passende lesgroepen te maken. Wil je dit niet, zet dan "Vindbaar als lesmaatje" uit in je profiel. Je bent dan niet meer te vinden en bestaande keuzes voor jou als lesmaatje worden voor iedereen verborgen, ook voor de school.
4. Met wie we gegevens delen
We delen alleen gegevens die een leverancier nodig heeft voor zijn taak. TrainYou gebruikt onder meer Supabase voor database en authenticatie, Mollie voor betalingen, Expo en EAS voor appdistributie en hosting, en leveranciers voor e-mail, meldingen en ondersteuning. Technische foutmeldingen analyseren we met hulp van Anthropic en leggen we vast in GitHub; daarbij delen we alleen technische gegevens, zoals het soort fout, de plek in de code en de appversie, en geen tekst die je zelf in de app invoert. Google levert ons crashrapporten uit de Play Store.
In gezinsgesprekken zijn de bevoegde ouder, de coach en bij geactiveerde jeugdtoegang de leerling zichtbaar deelnemer. Een later aangesloten ouder krijgt geen automatische toegang tot eerdere berichten. Alleen bevoegde TrainYou-beheerders krijgen de noodzakelijke context van een melding. De school ontvangt die melding niet automatisch.
We verkopen geen persoonsgegevens. We delen gegevens met overheden of toezichthouders als de wet dat verplicht. Bij verwerking buiten de Europese Economische Ruimte gebruiken we een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen.
5. Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Account- en platformgegevens blijven normaal bewaard zolang de school of gebruiker TrainYou gebruikt. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze, tenzij een geschil, beveiligingsonderzoek of wettelijke plicht langer bewaren vereist.
Facturen, betalingen en andere basisgegevens van de financiële administratie bewaren we zeven jaar waar de wet dat vereist. Beveiligings- en technische loggegevens bewaren we zo kort mogelijk en alleen zolang ze nodig zijn voor beveiliging, herstel en controle.
De bij een melding opgeslagen inhoud en toelichting krijgen een vervaldatum van negentig dagen. De opruimtaak verwijdert die context. Besluiten, blokkades en noodzakelijke controleverwijzingen hebben een eigen doel; TrainYou beoordeelt hun noodzaak en bewaartermijn afzonderlijk. Bij accountverwijdering wissen we gewone persoonsgegevens en eigen bestanden. Voor noodzakelijke administratie leggen we vast waarom en tot wanneer deze wordt bewaard.
Gekoppelde dagregels voor dagelijkse activiteit bewaren we negentig dagen. Daarna verwijderen we ze automatisch. Geaggregeerde dagtotalen bevatten geen account-id. Anonieme dagtotalen ouder dan negentig dagen blijven bestaan en kunnen we niet meer aan één account koppelen of na een latere keuze aanpassen.
Gekoppelde gegevens voor retentie verwijderen we uiterlijk nadat het D30-venster is gesloten, binnen 43 dagen na het begin van de registratieweek. Daarna bewaren we alleen cohorttotalen zonder account-id.
Technische foutmeldingen in onze database bewaren we maximaal 30 dagen na de laatste keer dat een fout optrad. Als we een fout gaan oplossen, maken we een technische beschrijving in GitHub, zonder je naam, je e-mailadres of tekst die je zelf in de app invoert. Die beschrijving bewaren we zolang ze nodig is voor het onderhoud van TrainYou.
6. Jouw privacyrechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Mail je verzoek naar info@trainyou.nl. We kunnen om extra informatie vragen om je identiteit veilig te controleren.
Je zet dagelijkse activiteitsmeting zelf uit via Profiel. We verwijderen dan bestaande gekoppelde activiteitsdagen en tijdelijke retentiegegevens direct en meten geen nieuwe appstarts. Als je de meting later weer aanzet, begint zij alleen met toekomstige activiteit. Je kunt je bezwaar ook mailen naar info@trainyou.nl.
Ben je niet tevreden met onze reactie, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Gaat je verzoek over gegevens die een school beheert, dan sturen we het verzoek door of leggen we uit hoe je de school bereikt.
Lees hoe je je TrainYou-account verwijdert
7. Kinderen en ouders
De jeugdroute laat kinderen onder 13 via een ouder of bevoegde verzorger deelnemen. Van 13 tot 16 is eigen toegang afhankelijk van een bevestigde ouderkoppeling en expliciete ouderactivatie. De ouder kan die toegang weer uitschakelen. Schoolcontrole van de ouderkoppeling maakt iemand niet automatisch betaalverantwoordelijk. Bestaande accounts krijgen een aangekondigde overgang; hun lessen en betaalafspraken verdwijnen daardoor niet.
Sport- en opleidingsorganisaties kunnen gegevens van minderjarigen in TrainYou verwerken. De school is verantwoordelijk voor een geldige grondslag en, als dat nodig is, toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. TrainYou gebruikt gezinskoppelingen en betaalrollen om toegang tot gegevens te beperken.
Voor een kind onder 13 kiest de ouder of het kind vindbaar is als lesmaatje. Een jongere van 13 tot 16 kan vindbaarheid zelf uitzetten. Alleen de bevestigde ouder kan haar weer aanzetten.
8. Beveiliging en wijzigingen
We gebruiken toegangscontrole, versleutelde verbindingen, logging en andere technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen. Geen systeem is volledig veilig. Meld een vermoed beveiligingsprobleem direct via info@trainyou.nl.
Als deze verklaring inhoudelijk verandert, publiceren we een nieuwe versie en melden we belangrijke wijzigingen via TrainYou of per e-mail. Deze versie heet privacy-v6 en geldt vanaf 1 oktober 2026.